Již se stalo dobrým zvykem, že PR sekce Silicon Hill se stará o informovanost členů klubu měsíčním newsletterem. Jak ale takový zdánlivě jednoduchý e-mail vzniká? Pojďme poodhalit roušku tajemství přímo s těmi, kterým leží tento úkol na bedrech.

Vše začíná sbíráním podkladů. Do desátého dne v měsíci zasílají své požadavky vedoucí projektů, blokoví zástupci a ostatní sekce. Veškeré mailové příspěvky zapracuje Pavla Slezáková do textové přípravy společně s odkazy na podrobnosti k dané informaci. Buď je to link přímo na danou akademii či projekt a nebo link odkazující k článku umístěném na info.siliconhill.cz, informačním webu klubu Silicon Hill. Dá se říci, že info je něco jako strahovské internetové noviny.

Text mailinfa je rozdělen do několika sekcí:
„hotnews“ – využívá toho, že ťukne čtenáře jako první. Sem se soustřeďují opravdu jen ty nejdůležitější zprávy
Bylo a bude – Část, která připomíná události nedávno minulé s odkazy na reportáže z nich. Samozřejmě zve na akce, které v nejbližší době klub připravuje.
Info z projektů – Název mluví za vše, jedná se o prostor vyhrazený projektům, ať už vzdělávacím, sportovním či uměleckým.
Informace z bloků – Tato část je řazena až na konci, protože není primárně určena všem, ale především obyvatelům daného bloku.
Příležitostně bývá zařazena sekce s rozhovorem, soutěží či anketou.

Ve chvíli, kdy je na lokální PR wiki hotová textová příprava, je potřeba, aby se text upravil do verze pro rozesílání, na tom pracuje Adam Hořčica. Z textové přípravy je vytvořen XML dokument a pomocí XSLT šablon se vygeneruje vlastní e-mail (HTML, plain-text) a online webový podoba mailinfa.

Jakmile je mailinfo připraveno pro rozeslání, prochází ještě kontrolou v emailové konferenci PR a musí dostat svolení od Jiřího Dostála, předsedy klubu.

Bohužel nikdo není neomylný, a tak se občas stává, že při přepisu textové verze dojde k odchylce, které si při kontrole nikdo nevšimne. To může uškodit publikačnímu záměru přispěvovatele. S tím se snažíme všemožně bojovat. V prvé řadě proces přípravy maximálně automatizovat a to ať generování mailinfa, tak i zpětnou kontrolu proti textové přípravě.

Novinkou od dubna 2010 je také to, že pro kontrolu před hromadným odesláním bude mailinfo ukázáno ještě všem aktuálním přispěvovatelům, kteří budou moci zažádat o opravu do doby 24hodiny. Vždyť kdo jiný si lépe všimne, že v mailinfu nějaká zprávička chybí než její autor.

rozesílání mailinfa, foto Adam Hořčica

Mailinfo se v průměru posílá více jak čtyřem tisícům lidí a vlastní rozesílání trvá něco kolem 2 hodin.

Při rozeslání úplně prvního mailinfa v květnu 2009 pomohl Standa Šmejkal jakožto tehdejší správce DUSPS, za což mu patří dík. Od té doby má celý proces pod palcem čistě PR oddělení.

napsali Adam Horčica a Pavla Slezáková